Этикет: Как вежливо отказать, не обижая человека. Как грамотно, культурно и вежливо отказать человеку в просьбе, займе денег, не обидев его: слова, фразы, диалог
Инструкция
Во-первых, усвойте одну истину: вы не обязаны оправдываться за свой отказ, даже если речь идет об отказе близкому человеку. Чем больше вы будете беспомощно оправдываться, тем сильнее рискуете испортить свои отношения с человеком. Если вы так сокрушаетесь, то почему тогда отказываете? Такое несоответствие непонятно человеку, которому вы отказали, и обижает его больше самого факта отказа. Приводите причину только в том случае, если она действительно существует, и она серьезная.
Иногда самым честным вариантом будет сказать прямолинейное «нет», но сделать это лучше в мягкой форме. Например: «нет, я не могу это сделать», «нет, я предпочитаю этого не делать», «нет, у меня сейчас нет свободного времени». Возможно, собеседник начнет вас провоцировать и уговаривать, но вы стойте на своем, не включаясь в дискуссию.
Более мягкая форма отказа – проявить участие и понимание к проблеме собеседника. Если человек давит на жалость, вы можете его спокойно выслушать, посочувствовать и отказать. Например: «я понимаю, что ты очень устал, но не смогу выполнить твою просьбу», «это действительно серьезная проблема, но решить ее не в моих силах», «я понимаю, как тебе тяжело, но я не могу в этой ситуации помочь».
Есть одна хитрость под названием отсроченный отказ. Она подойдет для тех людей, которые вообще не умеют отказывать. Также она хороша, чтобы выиграть время и немного подумать, взвесить все «за» и «против». Нужно просто попросить у человека некоторое время на обдумывание. Это можно высказать примерно так: «я точно не помню все свои планы на завтра», «я хочу посоветоваться с…», «мне надо подумать», «я не могу сказать сразу». Если вы безотказный человек, постарайтесь использовать эту технику всегда.
Бывают ситуации, в которых нужно отказать частично. Выскажите свои условия, на что вы согласны, а на что – нет. Такое бывает, если вы действительно хотите чем-то помочь в конкретной ситуации, но человек просит слишком многого. Вы можете ответить: «я готов помочь с…, но только не…», «у меня не получится приезжать ежедневно, но я могу делать это в четверг и субботу», «я подвезу тебя, но если ты придешь без опозданий». Если же вы не согласны ни на одно из предлагаемых вам условий, но искренне хотите помочь человеку, спросите: «может, я могу помочь в чем-то другом?».
Иногда вам правда хотелось бы помочь, но вы не знаете, как. В таком случае, попробуйте поискать варианты совместно с просящим человеком. Возможно, сделать что-то действительно будет в ваших силах. Также вы можете отказаться и сразу же предложить помощь в поиске специалиста, который точно сможет помочь в разрешении данного вопроса.
Как это ни парадоксально, умение отказывать так же необходимо, как способность сочувствовать и помогать. Если вы не можете сказать «нет», к вам будут без зазрения совести обращаться преимущественно те, кто никогда не отзовется на просьбу о помощи. Осваиваем технику отказа.
На свете есть немало людей, которых называют безотказными. К ним можно обратиться в любое время суток за помощью, и они никогда не откажут. Такое свойство их характера многие относят к достоинствам человека, ведь это выгодно – всегда «иметь под рукой» такого «безотказника», чтобы перекинуть на него часть своих проблем.
Однако редко кто дает себе труд задуматься: а может, человек просто не может отказать?
У людей, которые не могут сказать «нет», нередко не хватает времени на собственные дела и личную жизнь, хотя в качестве благодарности за свою безотказность они могут в лучшем случае рассчитывать на сомнительный комплимент.
Ярким примером безотказного человека и того, к чему приводит неумение отказывать, служит старый фильм «Осенний марафон» с Олегом Басилашвили в главной роли. Герой фильма немолод, однако он так и не научился отказывать и жить так, как хочет он сам. Его жизнь почти прошла, но он так и не состоялся как личность, потому что всегда жил так, как хотели другие.
Безотказные люди всегда, как магнитом, притягивают к себе людей, которые активно пользуются их неумением отказывать. Можно сказать, что палач ищет жертву, а жертва палача. И даже если «безотказник» вдруг взбунтуется и откажется от роли палочки-выручалочки, его тут же обвинят в махровом и бессердечии.
Есть золотые слова, которые стоит помнить каждому: «Жить так, как хотите вы сами, это не эгоизм. Эгоизм – это когда другие должны думать и жить так, как вы хотите».
Почему люди боятся сказать «нет»?
Люди, которые выполняют чужие просьбы вопреки своему желанию, чаще всего имеют мягкий и нерешительный характер. В душе они очень хотят произнести «нет», но настолько боятся поставить в неловкое положение или обидеть отказом другого человека, что через силу вынуждают себя делать то, что им совсем не по нраву.
Очень многие люди в дальнейшем сожалеют о том, что когда-то хотели, но не смогли сказать «нет».
Нередко люди, отказывая, произносят слово «нет» так, будто чувствуют себя виноватыми в чем-то, – им кажется, что за этим последует какая-то неприятная реакция. И действительно, многие не привыкли, что им отказывают, и «нет» вызывает у них негативную реакцию – они грубят, разрывают отношения и пр.
Некоторые люди не говорят «нет» из-за боязни стать никому не нужными и остаться в одиночестве.
Как отказать вежливо?
Говоря «нет», мы нередко наживаем себе врагов. Однако стоит помнить о том, что для нас важнее, – обидеть кого-то отказом или взять на себя исполнение тяготящих нас обязательств. Тем более, что совсем не обязательно отказывать в грубой форме. Например, те же дипломаты стараются не произносить «да» или «нет», заменяя их словами «Давайте это обсудим».
Говоря «нет», стоит помнить, что:
- это слово способно защитить от проблем;
- может означать «да», если произнести его неуверенно;
- успешные люди чаще говорят «нет», чем «да»;
- отказав в том, что мы не можем или не хотим делать, мы будем чувствовать себя победителем.
Существует несколько простых способов вежливого отказа, которые показывают, что эта задача под силу каждому.
1. Откровенный отказ
Некоторые люди считают, что, отказывая в чем-то, нужно обязательно назвать причину отказа. Это ошибочное мнение. Во-первых, объяснения будут выглядеть как оправдания, а оправдания дадут просящему надежду, что вы можете изменить свое мнение. Во-вторых, не всегда можно назвать настоящую причину отказа. Если же ее выдумать, в дальнейшем ложь может быть разоблачена и поставит обоих в неловкое положение. К тому же человек, который говорит неискренне, нередко выдает себя сам мимикой и голосом.
Поэтому лучше не фантазировать, а просто сказать «нет», не добавляя больше ничего. Можно смягчить отказ, сказав: «Нет, я не могу это сделать», «Я не хочу этим заниматься», «У меня нет времени на это».
Если человек пропускает эти слова мимо ушей и продолжает настаивать, можно воспользоваться методом «испорченной пластинки», повторяя одни и те же слова отказа после каждой его тирады. Не нужно перебивать говорящего возражениями и задавать вопросы – просто говорить «нет».
Этот способ подходит для отказа людям агрессивным и излишне настойчивым.
2. Сочувствующий отказ
Такая техника подходит при отказе людям, которые склонны добиваться своими просьбами своего, вызывая жалость и сочувствие. В этом случае стоит показать им, что вы сопереживаете, но ничем помочь не можете.
Например, «Мне вас очень жаль, но я помочь ничем не могу». Или «Я вижу, что вам нелегко, но решить вашу проблему я не в силах».
3. Обоснованный отказ
Это довольно вежливый отказ и его можно использовать в любой обстановке – формальной и неформальной. Он подойдет и при отказе людям старшего возраста, и при отказе людям, занимающим более высокое положение на служебной лестнице.
Этот отказ предполагает, что вы называете действительную причину, по которой не можете выполнить просьбу: «Я не могу это сделать, так как завтра иду с ребенком в театр» и т. п.
Будет еще убедительнее, если назвать не одну причину, а три. Такая техника так и называется – отказ по трем причинам. Главное при ее применении – краткость формулировок, чтобы просящий быстро уловил суть.
4. Отсроченный отказ
Воспользоваться таким методом могут люди, для которых отказать кому-то в просьбе – психологическая драма, и они чуть ли не автоматически отвечают согласием на любую просьбу. Люди такого склада часто сомневаются в своей правоте и склонны бесконечно анализировать свои поступки.
Отсроченный отказ позволяет обдумать ситуацию, а в случае необходимости обратиться за советом к друзьям. Его суть состоит в том, чтобы не говорить «нет» сразу, а попросить время для принятия решения. Таким образом можно застраховать себя от необдуманных шагов.
Обоснованный отказ может выглядеть так: «Я не могу ответить сейчас, поскольку не помню свои планы на выходные. Возможно, я договорился с кем-то встретиться. Мне необходимо посмотреть свой еженедельник, чтобы уточнить». Или «Мне необходимо посоветоваться дома», «Мне нужно подумать. Я скажу позже» и пр.
Отказывать таким образом можно людям, которые напористы и не терпят возражений.
5. Компромиссный отказ
Такой отказ можно назвать отказом наполовину, ведь мы хотим помочь человеку, но не полностью, а частично, и не на его условиях, которые нам кажутся нереальными, а на своих. В этом случае необходимо четко определить условия помощи – что и когда мы можем, а что нет.
Например, «Я могу отвезти твоего ребенка в школу вместе со своим, но только пусть он к восьми часам будет собран». Или «Я могу помогать тебе делать ремонт, но только по субботам».
Если же подобные условия просящего не устроят, то мы вправе со спокойной душой отказать.
6. Дипломатичный отказ
Он предполагает обоюдный поиск приемлемого решения. Мы отказываемся делать то, что не хотим или не можем, но вместе с просящим ищем вариант решения проблемы.
Например, «Я не могу тебе помочь, но у меня есть знакомый, который занимается этими вопросами». Или «Возможно, я могу тебе помочь иным образом?».
В ответ на примеры разных техник отказа можно возразить, что помогать людям необходимо и что, отказывая другим, мы сами рискуем оказаться в сложной ситуации, когда нам нечего будет рассчитывать на чью-то помощь. Заметим, что речь идет лишь о просьбах людей, которые привыкли «играть в одни ворота», считают, что все им обязаны и злоупотребляют безотказностью других людей.
Почему важно уметь отказывать
Тысячи раз жизнь ставит вас в ситуацию, когда от вас хотят чего-то, что вы не можете или не хотите дать. Если вы не умеете вежливо отказывать, вариантов два.
- Подчиниться и сделать то, что не хочется. Не заставят себя ждать неприятные эмоции вроде досады, раздражения на себя и на тех, кто вас заставил это сделать, чувство, что вас использовали и пр.
- Отказать, но некорректно (проигнорировать или обидеть). Отношения портятся, люди рано или поздно начнут спрашивать вас: «почему нельзя было нормально сказать?!».
ПО ТЕМЕ…
(на примере отношений с домработницей)
Что важно при этом понимать
1.
Вы не отвергаете человека целиком, а всего лишь отклоняете его конкретную просьбу. Вы можете по-прежнему хорошо относиться к просителю как к человеку, а он - к вам.
2. Вежливый отказ в просьбе - это вполне нормальное и естественное явление. Думаю, вы согласитесь, что не все просьбы всех людей подлежат немедленному удовлетворению. Поэтому, отказывая, вы не делаете ничего неправильного или незаконного. Вы с просителем - отдельные друг от друга люди, и не стоит оправдываться за то, что вы живете отдельно от нужд другого человека
3. Подумайте, не переоцениваете ли вы степень ущерба от того, что кому-то откажете. Возможно, вам только кажется, что вы сильно обидите просящего или даже разрушите ваши отношения. Конечно, все зависит от жизненной ситуации, но в в большинстве бытовых ситуаций ущерб будет невелик, если вообще будет.
Шаг 1. Пойми и перефразируй
На этом этапе важно четко понять, почему именно вы не хотите или не можете выполнить просьбу (к примеру, у вас другие планы на это время, вы не в состоянии сделать то, о чем вас просят, или же не хотите работать бесплатно).
Если вы сходу не можете сообразить, хотите или не хотите выполнять просьбу, которая только что прозвучала, используйте перефразирование. Повторите своими словами то, что вы услышали. «Ты просишь меня в воскресенье отвезти тебя на строительный рынок»? Это даст вам несколько секунд на раздумье.
Если время на раздумье вам не требуется (вы хотели сказать «нет» еще до того, как проситель начал говорить), тогда перефразирование вам не нужно - переходите к следующему шагу.
Шаг 2. Вырази благодарность или позитивное отношение
Как вежливо отказать человеку в просьбе? - Начните с чего-то приятного: наверняка вы где-то в глубине души рады тому, что вас попросили. Если вам так вообще не кажется - все равно постарайтесь выжать из себя пару слов о том, как это замечательно, что обратились именно к вам. Выражение положительного отношения к просьбе не обязательно должно звучать напыщенно или как в сценарии исторического кино: «Благодарю тебя, мой друг, за столь великую честь». Это может звучать гораздо проще, например так: «Я бы с удовольствием поехал с тобой» или «Как здорово, что ты затеяла ремонт - отличная идея».
Шаг 3. Скажите слово «нет» и озвучьте причину
В прошлом столетии психологи доказали, что сам факт предоставления причины, пусть даже странной или слишком простой, увеличивает шансы на понимание (подробнее читайте в ). От вас не требуется говорить правду и ничего кроме правды, вы вполне можете обойтись каким-то объяснением, похожим на правду. Например: «Нет, я не могу. К сожалению, я должен отвезти детей в поликлинику в это время». Вот, собственно, и весь метод, как вежливо отказать в услуге. Пойми, поблагодари, скажи «нет» с причиной.
Важно: Теперь, когда вы знаете, как вежливо отказать человеку, переходите к тренировкам на практике. Советую начать с тренировок в паре с приятелем. Попросите его применять к вам всякие «нехорошие» методы: пусть он угрожает вам, шантажирует, выпрашивает, подлизывается и ноет. Ваша задача - сопротивляться и оставаться в рамках трех шагов: поймать, поблагодарить, сказать «нет», сообщив причину. Если вы обнаружите, что угрозы на вас не действуют, а вот оставаться равнодушным к нытью не можете, значит, это ваше «слабое место», и при возможности на него сразу же будут давить. Следовательно, вам стоит сосредоточиться именно на отработке противостояния нытью.
Если вы поищете на нашем сайте статьи на тему того, как же заставить человека согласиться, а не отказать вам — вы легко найдете их великое множество. А если вас пытаются убедить, вы должны научиться не поддаваться этому убеждению, верно? Очень хочется дать несколько полезных советов, как же отказать человеку в его просьбе или желании.
Предположим, вас о чем-то попросили. Сделайте паузу. Подумайте, надо ли это вам, нужно ли это делать и какие будут последствия: а вдруг после этого ваше реноме резко упадет? И все начнут на вас ездить? Жуть. А может быть, наоборот, после выполнения сложного и ответственного задания о вас пойдет молва как о великом и одаренном человеке?
Никогда не говорите «я подумаю», «посмотрим». Это все отговорки, от вас отстанут только на время, потом вам все равно придется либо согласиться, либо отказать. Так разберитесь с этим сейчас.
Предположим, что ваш коллега или — упаси господи! — начальник предлагают какой-то проект, а вы понимаете, что это полная чушь, и вы окажетесь лишь посмешищем, если примете участие в его разработке. Не бойтесь выразить свою мысль: не оскорбительно, не унижая человека. Просто объясните ему то, что знаете сами. Вы ведь хотите не показать свое превосходство, а просто хотите процветания фирмы, успеха общего дела. Можно не разрушать в пух и прах идею, просто повернуть ее слабым местом, ненавязчиво указать на недостатки.
Когда говорите «нет», не нужно долго объяснять причину. Пара веских фраз, сильный аргумент. Все. Если человек настаивает, тупо повторите (можно другими словами) то же самое. В конце концов, просящему это надоест.
Очень качественный прием отказа. Открываете истину поручения, обнаруживаете его недостатки для вас. К примеру, «Вы действительно хотите, чтобы я задержалась на работе на два часа и отняла это время у моей семьи?», «Хорошо, я поищу нужную тебе информацию в Интернете, а ты, когда будешь ее распечатывать, заодно распечатаешь и мне пару листков того материала, что я тебе дам» (предполагается, что у вас нет принтера и проситель отправится печатать куда-то в другое место).
Отказывайте в просьбе, а не человеку. Четко различайте эти границы. Не надо вспоминать о профессиональных и личностных качествах человека в разговоре.
Можно сослаться на другого человека — жену, маму, начальника, ребенка — сам-то я рад, но вот не позволяют и все!
Отказ — довольно скользкая тема. Кто-то считает — «люби себя, наплюй на всех…», а кто-то — «как ты к другим, так и другие к тебе». Спорить, кто прав — бессмысленно. По мне, так лучше золотая середина и свобода в выборе решения. Глупо помогать всем, особенно если вас это тяготит, и вы всей душой желаете отказать, да не можете. Как доказательство, вот вам классический пример.
Отличницу на контрольной просят помочь. Если поможет — не факт что этого не заметит учитель, кроме того, ученица потеряет время и может не успеть сделать свой вариант. Или просто отвлечется и совершит глупую ошибку в работе. Благодарность же от одноклассника довольно призрачная: такие люди обычно не особо благодарные.
А в случае отказа помочь — ученица плохая и жадина, ботаник. Однако скоро товарищи перестанут злиться, ведь оскорблениями они лишь пытаются задеть и скрыть зависть. Соответственно, когда все же эта отличница будет давать кому-то списать, это будет цениться выше, чем если бы она кидалась помогать любому: дефицит товара или услуги поднимает цену.
А вообще, решать вам, дорогой читатель, я лишь хотела помочь! В любом случае, удачи вам и свободы в принятии решений!
Правильно отказывать - настоящее искусство. Особенно сложно говорить «нет» тем, от кого зависит работа, карьера, заработок. Как сделать так, чтобы отказ не только не повредил отношениям на работе, но и укрепил их?
Специалист по логистике Маргарита Крылова страдает от собственного неумения сказать «нет»: «Еще в школе у меня списывали все, кому не лень. Я постоянно оставалась дежурной или выполняла поручения классного руководителя».
Теперь Маргариту эксплуатируют на работе. Если нужно выйти в выходной день - звонят ей. На переговоры со вздорными клиентами - тоже она. Кроме этого, она подстраховывает опоздавших на работу коллег, обучает новичков и отвечает на звонки в отсутствие офис-менеджера. «Про себя проклинаю и начальство, и сослуживцев, а вслух сказать «нет» боюсь. Ведь у меня такая хорошая репутация. И начальство меня ценит, и коллеги», - оправдывается г-жа Крылова и продолжает разрываться на части.
Быть или не быть
Чтобы понять, какие просьбы стоит выполнять, а на какие наложить категоричное вето, надо ответить (прежде всего, себе) на несколько вопросов.
Вопрос первый: «кому это надо?». Если от того, будет ли исполнена просьба или нет, зависит работа всей компании, ее однозначно стоит выполнить. Даже если это не входит в ваши обязанности. В частности, это касается ситуаций, когда компания имеет шанс заполучить важного клиента, выиграть тендер или, напротив, рискует потерять крупную сумму денег. Начальство, как правило, не забывает тех, кто не подвел в трудную минуту.
Вопрос второй: «могу ли я отказать просящему?». В некоторых компаниях просьбы начальства не обсуждаются. Хотя в таком случае непонятно, почему они называются просьбами.
Вопрос третий: «что я получу, выполнив просьбу?» / «что я потеряю, не выполнив просьбу?». Как уже говорилось, человек, который готов пойти навстречу другим, получает из-за своей безотказности и много хорошего - благодарность, доверие и, что немаловажно, возможность озвучить встречную просьбу. И, напротив, жестко и категорично отказывая ближним, человек теряет хорошее отношение к себе. Если же сотруднику ничего из вышеперечисленных «пряников» от просителя не светит (или не нужно), можно смело отказывать.
И четвертый вопрос, ответ на который может перечеркнуть все предыдущие: «что я потеряю, выполнив просьбу?». Если на кону оказывается качество выполнения собственных обязанностей, личные деньги, здоровье, семья или свобода, стоит найти корректный способ отказаться.
Психологи выделают две основные ошибки отказывающих: слишком завуалированное «нет» и неаргументированность отказа.
В первом случае может возникнуть недопонимание, и просящий решит, что ему ответили согласием. Лучший способ отказать в просьбе - честно сказать «я не буду этого делать». Чтобы у просящего не оставалось иллюзий и ложных надежд.
Для особо трепетных особ стоит еще сообщить мотив своего отказа. Объяснить, что это не личное, а исключительно желание хорошо сделать свою работу. Так как если будешь делать работу других, то кто же сделает твою?
Неаргументированный отказ создает у просящего впечатление, что ему отказывают просто так. А это может привести к конфликту. Если просящим оказывается начальник, упор в аргументации стоит делать на благе компании. Это не только сглаживает отказ, но и характеризует «отказника», как профессионала.
Если же с просьбой обращается коллега, лучше честно сообщить причину отказа. Конечно, если она достаточно веская и нет причин ее скрывать (скажем, речь не идет о чем-то глубоко личном или о третьих лицах). В отдельных случаях безопаснее переложить ответственность за отказ на другого («начальник завалил меня работой»). А еще лучше на обстоятельства («завтра подменить тебя не смогу - меня не будет в городе»). При этом не лишним будет посокрушаться на сей счет, чтобы у просящего не осталось сомнений в том, что ему отказывают не по собственной воле.
«Я бы с радостью, но…»
Один из беспроигрышных вариантов, если просителем выступает начальник, - показать план своей работы на ближайшее время и предложить шефу самостоятельно определить, в ущерб чего будет исполняться просьба. Если этот прием не действует предложить руководителю кандидатуры тех, кому это можно перепоручить.
Есть общий метод под названием «махровый формализм». В рамках этого метода поручения начальства принимаются и выдаются только в письменном виде и с подписью: да, выполню, но соответствующий приказ, пожалуйста, составьте. Начальники в таком случае предпочитают дать задание кому-либо другому, нежели утруждать себя составлением подобных бумажек. Правда, применить этот способ лучше в крупных и забюрократизированных структурах.
Не откажите, господин начальник
С неудобными просьбами сталкиваются не только подчиненные, которых донимают начальники, но и руководители, к которым обращаются сотрудники. Стоит ли отказывать в таком случае?
Если подчиненный пришел с деликатным вопросом или серьезной проблемой, значит он просит принять участие в своих делах не руководителя лично, а компанию, в которой они оба работают. В такой ситуации лучше пойти навстречу просящему и заполучить крайне лояльного сотрудника. Если же руководитель по тем или иным причинам не может выполнить просьбу подчиненного, можно воспользоваться тактикой «это не от меня зависит». При этом шеф не отказывает, а говорит подопечному, что он должен посоветоваться с вышестоящим начальством. А спустя некоторое время с огорчением сообщает, что «он сам бы с удовольствием согласился, но начальство несогласно».
В любом случае начальнику желательно избегать конфликтных ситуаций и, кроме того, отказывать вежливо. Особенно если с просьбой приходит ценный специалист. Даже если в итоге ему предстоит услышать отказ, лучше озвучить его после веских аргументов и нескольких хвалебных фраз: «Мы вас очень ценим», «Ваш вклад в работу компании значителен»...
Напоследок - универсальный совет. Кому бы и при каких обстоятельствах не пришлось отказывать, для начала стоит поставить себя на место просящего и посмотреть на ситуацию с его колокольни. В таком случае, даже категоричное «нет» будет звучать максимально вежливо и необидно.
Основные ошибки, которые совершают «отказники»:
Отказывают слишком агрессивно
Спешат сказать «нет», вместо того чтобы подготовить просящего к отказу
Не аргументируют отказ
Не предлагают альтернативу
Отказывают слишком завуалировано
Приемлемые способы отказа
Честно озвучить причину отказа« К сожалению, я не смогу это сделать, потому что…»
Предложить альтернативу«Сегодня у меня совершенно нет времени, зато, думаю, смогу выполнить вашу просьбу завтра»
Посетовать на отсутствие знаний/умений/компетенции/полномочий, необходимых для выполнения просьбы«Вряд ли компания получит желаемый результат, если переводчиком на переговорах буду я, инженер третьего разряда», «Согласно должностной инструкции, у меня нет полномочий выполнять эти функции»
Переложить ответственность за отказ на третье лицо/обстоятельства«Я бы с радостью, но мой непосредственный руководитель этого не одобряет», «Я бы рад раньше выйти из отпуска, но в авиакассе мне не хотят менять билеты»
ИТОГО: Перед тем как озвучить отказ, стоит подумать, не лучше ли выполнить просьбу. Если решение принято, отказ должен быть аргументированным, вежливым, но категоричным.
